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Idee per promuovere un evento online

Con l'occasione della promozione online di un evento locale, ho stilato un elenco di attività che implementerei nella direzione di raccogliere un numero di adesioni quanto più alto possibile ed aumentare la portata comunicativa ed il coinvolgimento delle persone (allungando il ciclo vitale dell'evento sfruttando il canale Internet).

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Ho diviso le idee tra "pre", "durante" e "post" evento con una specifica circa quali possono essere classificati come "paid" (ovvero dove è necessario prevedere un extra budget oltre a licenze già in uso, risorse umane e tempo).

Si tratta di un elenco semplice e la sua utilità, piuttosto, è quella di aver raccolto tutti gli spunti in un luogo solo.
Eccolo.

1) Attività da svolgere prima dell'evento

A livello organizzativo uno dei dati più importanti è sicuramente quello relativo ai partecipanti: quante persone verranno veramente al tuo evento? Un buon metodo per permetterti di avere un dato più sicuro (che non sia il classico “Parteciperò” di Facebook, estremamente effimero (*)) è quello adottato dal Web Summit ad esempio.

Di seguito:

  • pensa ad una modalità di erogazione biglietti che preveda più finestre temporali (limitate) durante le quali verranno venduti i biglietti. Aiuterà a creare un certo alone di “figaggine” e impegnerà chi è realmente interessato a prestare attenzione
  • struttura una strategia di e-mail marketing in maniera tale che sia un flusso di informazioni legate non solo all'evento in senso stretto ma fornisci anche informazioni che riguardino il luogo dove si svolge l'evento (consigli su cosa visitare, ad esempio) e se sei riuscito ad ottenere sconti in strutture ricettive - ottima cosa - comunicalo in maniera tempestiva ai partecipanti
  • utilizza i social network che rientrano tra gli asset aziendali per diffondere la notizia dell'evento
  • avvisa dell'evento anche gli iscritti alla newsletter
  • sfrutta i siti web di proprietà pubblicandovi un contenuto specifico
  • prepara un comunicato stampa e contatta le redazioni di portali locali e verticali sul tema dell'evento per chiedere la ripubblicazione del testo
  • in caso di coinvolgimento di altre aziende (co-organizzatori, fornitori, espositori) chiedi la disponibilità dei loro canali per diffondere la notizia dell'evento
  • qualora dovessero esserci state edizioni precedenti, contatta le risorse online che avevano già pubblicato la notizia in tal senso, aggiornandole della nuova edizione (questi siti web sono alla costante ricerca di news "fresche")
  • sfrutta le peculiarità (tra cui il grado di viralità) di Facebook Eventi
  • aggiungi dalla pagina dell'evento uno script che consenta di aggiungere l'evento con un solo click al proprio calendario (qui si può prendere visione di un esempio)
  • cogli l'occasione per utilizzare quei siti web che si occupano di raccogliere ed organizzare eventi come Eventbrite
  • (paid) attiva, qualche tempo prima dell'evento fino all'ultimo giorno prima dello svolgersi, una campagna di keyword advertising con Google AdWords e Facebook Ads (+Offers) ricordandoti, se utile all'obiettivo, di circoscrivere l'area geografica del target

(*) se hai un luogo dove centralizzi e gestitisci le partecipazioni, come ad esempio Eventbrite, verifica che chi ha confermato la partecipazione via Facebook si sia effettivamente registrato; se non è così, con il tuo account personale e la giusta introduzione, invia un messaggio privato facendo presente che l'iscrizione “vera” non succede su Facebook, bensì su Eventbrite, appunto.

Gli eventi sono fatti al 50% dagli speech ed il resto è networking. E' utile prevedere delle attività che lo incentivino ma un errore che spesso si compie è quello di pensarci troppo tardi. Perché non permettere ai partecipanti di conoscersi fra loro anche nella fase pre-evento? Un'idea:

  • prevedi una sezione del sito dedicato all'evento nella quale i partecipanti possano compilare una scheda che li descriva. Fateli parlare di loro e dei loro interessi. Gli altri partecipanti potranno visualizzare i profili e individuare persone per loro interessanti, con le quali intrecciare rapporti durante l'evento. Chi verrà all'evento potrebbe fare conoscenze utili ed interessanti, mentre tu acquisirai un database di contatti già qualificato per interessi ed area di business. Quello che si chiama “win-win”.

In sostanza, non limitarti a considerare in maniera asettica l'evento, si tratta pur sempre di momenti che spezzano la routine lavorativa, perché non renderla piacevole, oltre che formativa?

  • prevedi una fase di autocandidatura dei relatori (“call for speaker”) è una buona soluzione per registrare un primo indice di interesse verso l'iniziativa, entrare in contatto con relatori con i quali non sei in prima connessione, ottenere delle idee per il palinsesto dei contenuti, avere già una platea di possibili interessati relatori per la successiva edizione dell'evento.
  • pensando ai relatori confermati, potrebbe essere saggio coinvolgerli nella creazione di contenuti che vanno nella direzione di autopromuoversi e quindi, in seconda istanza, promuovere l'iniziativa; potrebbero concedere un'intervista, anticipare con un articolo quello che sarà il concetto chiave dell'intervento (valutando anche l'ipotesi di distribuire il contenuto sottoforma di webinar), creare un video di autopresentazione. Ah, e fategli presente quale sarà l'hashtag dell'evento.

Considerato che secondo un report compilato da Buffer ed Eventbrite, un quinto del traffico sulle pagine dedicate al ticketing ed alla registrazione del sito del tuo evento arriveranno dai social network, vale la pena seguire qualche dritta per sfruttare al meglio questa opportunità; tranquillo, non servirà essere un guru dei social per iniziare.

Un aspetto che potrebbe sfuggire è che i social possono essere un grandissimo alleato nel raggiungimento dell'obiettivo principale della tua comunicazione: vendere biglietti!

La primissima cosa da fare sarà scegliere i social network da utilizzare: a chi vuoi parlare?

Secondo Wikipedia ci sono più di 158 social network al mondo ma, tranquillo, i principali (quelli che quasi sicuramente ti capiterà di utilizzare già) sono:

  • Facebook - è praticamente universale, ha un'equa distribuzione di audience in termini di sesso degli user ed è sicuramente il social con un'utenza più trasversale per quanto riguarda le fasce di età.
  • Instagram - qui a parlare sono le immagini, quindi occhio all'allestimento del tuo evento.
  • Twitter - il social che più ti sarà utile durante l'evento (ricordi quello che abbiamo detto sugli Influencer?)
  • Snapchat - ha un target di età molto giovane - in prevalenza 16-24 - ma è in rapida espansione e permette di creare dei filtri geolocalizzati su misura.

Una volta scelti i social media che vorrai presidiare, il passo successivo sarà capire come utilizzarli per arrivare a vendere più biglietti:

  • presenta i relatori presenti all'evento in maniera accattivante ed originale: sono il tuo biglietto da visita ed infondo chi verrà al tuo evento, verrà soprattutto per ascoltare loro, perché non usarli come leva promozionale?
  • ricorda spesso le deadline per la vendita di biglietti “early bird” o altri tipi di promozioni, mantieni un flusso di informazioni di carattere commerciale costante ma mai troppo invasivo e non troppo martellante.
  • condividi contenuti riguardo al dietro le quinte: essere aggiornati sui preparativi dell'evento aiuterà i partecipanti a sentirsi parte di una community e potrebbe renderli più propensi a consigliare ad altri il tuo evento.

2) Attività da svolgere durante l'evento

  • crea la venue su foursquare e Facebook Places affinché gli utenti registrati a questi social network geolocalizzati possano effettuare check-in (e farlo sapere ai loro amici!)
  • seleziona delle risorse che come compito hanno quello di raccontare lo svolgersi dell'evento
  • identifica l'hashtag ufficiale per veicolare tutto il materiale prodotto dallo staff e dagli utenti in un unico "luogo" (così da poterlo poi raccogliere e riutilizzare più agevolmente)
  • tappezza il luogo dove si svolge l'evento di volantini (conditi da QR code) che indicano i social network che lo staff dell'evento presidia con degli account ufficiali e l'hashtag
  • racconta lo svolgersi dell'evento con Twitter ed Instagram
  • (paid) Individua e contatta Influencer ossia persone che si occupino del tema (o di uno dei temi) di cui tratta il tuo evento. Saranno molto utili per le attività di live-twitting
  • (paid) Implementa dei servizi di analytics in tempo reale che monitorino l'andamento dell'hashtag ufficiale e forniscano infografiche con gli utenti più attivi, è un buon incentivo a condividere contenuti relativi all'evento. Un esempio è Datalytics
  • prevedi, se la venue lo permette, dei punti dove ricaricare i device dei partecipanti
  • cerca, se possibile, di assicurare una connessione WiFi. Aiuta ad invogliare i partecipanti ad utilizzare i canali social dell'evento e quindi ad interagire e creare buzz. - si potrebbe trattare di un investimento non da poco ma in questo caso potreste pensare a coinvolgere gli sponsor giusti
  • comunica in tempo reale con chi è presente all'evento, per scandire i tempi e garantire una certa puntualità dei lavori fra una pausa e l'altra. Creare un canale Telegram dedicato all'evento è un'ottima soluzione: i partecipanti non sono costretti a lasciare il numero di telefono (ci si può iscrivere seguendo un semplice link) e potrai sfruttare il potere delle notifiche push. Ovviamente questo è un canale che vi converrà presidiare nel tempo per mantenere i contatti, senza però fare spam
  • pensa in anticipo ai percorsi entro i quali far muovere i partecipanti e rendeteli facilmente individuabili con una segnaletica in loco. Una buona logistica è quella che rende tutto più immediato e facile

Per un ulteriore uso dei social in questa fase, pensa a questo:

  • prepara dei template grafici sui quali incollare al momento le migliori citazioni degli speaker, proprio mentre stanno parlando. Non ti servirà essere un grafico, ci sono programmi che ti possono aiutare in maniera veloce, semplice ed efficace (Pablo, Canva)
  • immagina di avere un photoboot grazie al quale chi viene al tuo evento può scattarsi foto da condividere istantaneamente sui social, corredate da una grafica con il logo dell'evento (puoi provare Funny Booth)
  • puoi pensare di coinvolgere live i partecipanti, proponendo ad esempio dei sondaggi istantanei via Twitter, riguardo ai temi di cui si sta discutendo durante l'evento o in merito ad uno specifico speech, in tempo reale

3) Attività da svolgere post evento

Crea un gruppo pubblico su Facebook (o su LinkedIn) per favorire il dialogo e la condivisione di informazioni inerenti l'evento e creare un gruppo chiuso su Facebook (o su LinkedIn) per favorire il networking tra i relatori. Soprattutto il primo, per la prossima edizione, potrà costituire un bacino di utenza al quale anticipare (e magari offrire a prezzo scontato) il biglietto.

Chiuso l'evento...si parte con la programmazione della prossima edizione!

Non commettere l'errore di abbandonare la comunicazione dedicata, una volta chiuso il tuo evento.

Pensa ad un piano di comunicazione sui canali ufficiali dell'evento e anche via e-mail (guai a sottovalutare il potere di una newsletter ben fatta!) che permetta a chi era presente di rivivere i momenti salienti mentre susciti l'interesse di chi (ancora) non ha partecipato. 

  • raccogli il materiale multimediale prodotto durante l'evento, fai un'attenta cernita di ciò che ritieni interessante (attenzione al target) e condividilo nel tempo. Puoi sfruttare sui social gli ormai classici “Throwback Thursday” o “Flashback Friday” per condividere momenti passati e mantenere vivo l'interesse
  • condividi i video degli speech. Abbi l'accortezza di aggiungere il logo dell'evento e, se possibile, un link al sito web, se siete fortunati il video potrebbe aspirare a diventare virale e mettere in mostra il vostro lavoro è un'occasione da non perdere
  • prepara un contenuto che racconti come è andato l'evento e sfrutta gli asset aziendali (siti web, social network) e delle aziende "partner" per diffonderlo
  • invia una newsletter di follow up che racconti agli iscritti (soprattutto a quelli che non hanno potuto partecipare) come è andata
  • raccogli tutto il materiale fotografico prodotto e pubblicalo su Flickr e su Facebook Foto
  • prepara un'infografica con i dati dell'evento e diffonderla online
  • sfrutta lo strumento Storify per raccogliere tutto il materiale prodotto online e costruire la storia dell'evento

Lato social:

  • assicurati di condividere gli articoli o i post che la stampa e gli influencer hanno scritto riguardo al tuo evento, prevedendo un piano editoriale che faccia in modo di spalmarne la condivisione nel tempo, per mantenere viva l'attenzione dei possibili futuri partecipanti ed il ricordo di chi ha partecipato
  • chiedi i feedback dei partecipanti e sfruttali per migliorare la prossima edizione

Hai mai promosso un evento online? Hai percorso strade diverse da quelle qui menzionate? Se sì, suggeriscimele così le aggiungo all'elenco riportando nome (e link) del contributore.

Contributori

Commenti

  1. gabriele scrive:
    - inserire un riferimento all'evento nella firma delle mail dei dipendenti dell'organizzatore - se l'evento lo merita, una landing page dedicata non guasta. O se proprio vogliamo fare i fenomeni, un mini-sito :). Sempre con materiali scaricabili e conivisibili. - se parliamo di un'azienda che all'evento vuole incontrare clineti acquisiti e potenziali, in ogni dove deve esserci la possibilità di pianificare un appuntamento. Nel casino le persone sfuggono come anguille, se sanno chi devono incontrare e quando, vi cercheranno loro. - Inventati un concorso per la foto più bella, il tweet più simpatico, la domanda più intelligente o qualsiasi altra cosa spinga le persone e condividere i tuoi materiali. Per quanto tu possa fare, o parte la gente a fare del rumore, o quello che avrai fatto uscirà difficilmente dal tuo giardino. - non sottovalutare sms e chat da cellulare: nella confusione di un evento a volte sono gli unici modi per comunicare con persone che si vorrebbero incontrare e si sono perse di vista. - coinvolgere nella ridda dei social tutti i dipendenti di chi organizza che si riescono a portare sul carro. Certo, l'entusiasmo non si finge, e deve esserci un lavoro sul "gruppo" a monte. Ma se riduciamo tutto a uno stagista in un ufficio o ad un'agenzia esterna, siamo rovinati :) - Youtube, Youtube, Youtube. A mio avviso il sn più trascurato in questi casi, ma il più potente. Basta che non si facciano -solo- video "aziendali". - Inventati una storia, e fai ruotare tutto -on e off line- intorno a quella. Se hai fantasia il tutto sarà più divertente e soprattutto si ricorderà meglio. Il problema grosso rimane uno solo: far capire all'azienda che il tutto viene meglio se organizzato da una testa sola. Io mi ritrovo a fare lo stand, o l'immagine del porodotto nuovo, o la promozione sui media. (quasi) mai tutto insieme. E' un lavoraccio, ma se si riesce a coordinare il tutto, tutto parlerà la stessa lingua, e il messaggio avrà più probabilità di non andare disperso. Scusate la lunghezza, ma l'argomento fiera mi sta a cuore :) Poi se c'è qualcosa di non chiaro o da approfondire, ne parliamo volentieri!
  2. adriano simoncini scrive:
    Vi segnalo Happings un nuovo modo di fare marketing agli eventi. Happings sfrutta la geolocalizzazione e permette la pubblicazione in tempo reale. E' molto intuitivo per chi lo utilizza come utente e per chi vuole far conoscere i propri eventi. Permette di far conoscere il proprio evento (anche commerciale) ad una platea di utenti sempre nuova, comunicando direttamente a chi si trova (o si troverà) nell'are in cui l'evento si svolge.

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