HubSpot per il B2B: come Randstad ha recuperato 298 aziende da un CRM dormiente

Randstad è leader globale nel settore dei servizi HR, con l'ambizione di diventare la talent company più equa e specializzata al mondo. Unendo la profonda conoscenza del mercato a tecnologie HR di ultima generazione, supporta le aziende nella creazione di team qualificati e diversificati attraverso le sue quattro divisioni specializzate (Operational, Professional, Enterprise e Digital). Al contempo, è un partner di fiducia per le persone, guidando i talenti nello sviluppo di percorsi di carriera significativi e aiutando individui e organizzazioni a esprimere tutto il loro potenziale. 

Come accade in gran parte dei database B2B strutturati nel tempo, anche il CRM HubSpot di Randstad ha iniziato ad accumulare un volume importante di contatti "silenziosi". Parlavamo di aziende senza interazioni da oltre due anni, record non qualificati o del tutto irraggiungibili: dati che occupavano spazio nel database senza portare alcun valore commerciale. In sintesi: contatti mai davvero riattivati, ma nemmeno rimossi.

Una situazione di stallo che generava un doppio costo per il business:

1. Opportunità di vendita "congelate": contatti potenzialmente interessati ma lasciati in ombra per l'assenza di un processo di recupero strutturato.

2. Erosione delle performance del CRM: un database pesante ma poco pulito che, a ogni invio, abbassava i tassi di apertura e metteva a rischio la deliverability, restituendo metriche falsate sul reale stato di salute del database.

L'esigenza non era solo fare pulizia, ma ottimizzare la qualità del dato senza perdere opportunità di business.

Insieme a Randstad ci siamo posti un duplice obiettivo:

• riattivare i contatti ancora ricettivi

• automatizzare la pulizia dei record definitivamente inattivi

il tutto senza intervento manuale e, soprattutto, senza il rischio di cancellare aziende che avrebbero potuto ancora portare opportunità di business.

Insieme a Randstad non siamo partiti dalla tecnologia, ma dal metodo: cosa definisce davvero un contatto come "inattivo"?

Analizzando i criteri di pulizia precedentemente adottati su HubSpot, ci siamo resi conto che bastava un singolo parametro negativo per classificare un contatto come perso. Il caso più emblematico e frequente? Un’azienda che non visitava il sito da due anni, pur continuando ad aprire regolarmente le email, finiva comunque tra i record da eliminare.

Per superare questo limite e trasformare l'attività in un processo ad alto valore, abbiamo impostato la strategia su tre decisioni chiave:

1. Unificare riattivazione e pulizia

Trattare la pulizia del CRM e la riattivazione come due fasi distinte significa rischiare di eliminare valore o, al contrario, sprecare risorse su utenti irraggiungibili. Abbiamo ideato un flusso unico in cui la cancellazione è solo l'ultimo stadio: un contatto viene rimosso dal database soltanto dopo aver avuto l'opportunità reale di dimostrare di non essere ancora attivo.

2. Riscrivere la segmentazione da zero

Siamo passati da una logica additiva a una segmentazione ad incrocio. Abbiamo incrociato tre gruppi di dati — valutando l'appartenenza alle liste di retention/sleepers (a 1 e 2 anni) ed escludendo a monte i contatti da non toccare: lead B2B già attivi, clienti, partecipanti a eventi recenti, lead squalificati o provenienti da form specifici.

3. Progettare un workflow progressivo e sicuro

Il flusso di Automation non si limita a un solo tentativo, ma lavora su un doppio livello:

• Primo e secondo invio: chi apre o clicca esce subito dal workflow di recupero e viene riqualificato, tornando a disposizione del team commerciale.

• Rimozione automatica: scatta unicamente in caso di silenzio prolungato su entrambi gli invii e solo per chi rispetta rigorosamente i parametri della lista di pulizia. Su un'azione irreversibile come l'eliminazione dal CRM, la ridondanza dei controlli garantisce la massima sicurezza del dato.

Prima del go-live ufficiale, abbiamo testato l'intero flusso su segmenti campione, affinando le regole a quattro mani con il team di Randstad.

Il risultato non è semplicemente una lista di contatti più corta, ma un sistema strategico e automatizzato che lavora in continuo, distinguendo sulla base delle intuizioni tra Moca e Randstad chi è pronto a generare nuovo business e chi invece può essere rimosso in sicurezza.